Komplexe Projekte bringen klassisches Projektmanagement an seine Grenzen. Wir haben uns angepasst und uns agil aufgestellt, um den Herausforderungen der Projekte bestmöglich zu begegnen.
Aber was ist überhaupt Agile? Und wann ist es sinnvoll?
Das Agile Mindset verbindet Verständnis, Zusammenarbeit, kontinuierliches Lernen und Flexibilität miteinander, um optimale Leistungen zu erzielen. Das Mindset ist für die Wirksamkeit agiler Methoden entscheidend. Ohne diese Denkweise können zwar agile Techniken angewendet werden, sie erreichen jedoch nicht die gewünschten effizienten und wirkungsvollen Ergebnisse.
Vorangetrieben wurde Agile von einer Gruppe erfahrener Softwareentwickler, welche 2001 die langsamen und schwerfälligen dokumentationsgetriebenen Prozesse in der Softwareentwicklung aufbrechen und durch dynamischere Methoden ersetzen wollten. Das Ergebnis dieses Bestrebens war das Agile Manifesto, welches das agile Mindset hervorhebt und sich aus vier Kernwerten und zwölf Prinzipien zusammensetzt.
Agile wird als eine Reise vom „Agil sein“ zum „Agil tun“ verstanden. Am Anfang steht ein Mindset, das die Grundlage des agilen Denkens darstellt. Diese Denkweise wird durch vier Grundwerte ausgedrückt. Abgeleitet von den Werten formen die 12 Leitprinzipien die agilen Praktiken. In der Anwendung wird Agile in Methoden wie Scrum oder Kanban umgesetzt und schließlich in Tools zur Unterstützung dieser Methoden angewendet.
Agile schätzt…
1. Individuen und Interaktionen mehr als Prozesse
2. Funktionierende Software mehr als umfassende Dokumentation
3. Zusammenarbeit mit dem Kunden mehr als Vertragsverhandlung
4. Reagieren auf Veränderung mehr als das Befolgen eines Plans
Obwohl die Werte auf der rechten Seite ebenfalls wichtig sind, werden die Werte auf der linken Seite höher eingeschätzt.
Projektmanagement im Allgemeinen umfasst Führungsaufgaben, Organisation, Techniken und Mittel, die nötig sind, um Projekte zu starten, zu definieren, zu planen, zu steuern und erfolgreich abzuschließen. Den Rahmen geben dabei stets die drei Haupt-Faktoren Kosten, Zeit und Umfang vor. Ein grundlegender Unterschied in den verschiedenen Herangehensweisen ist die Beziehung dieser drei Faktoren zueinander:
Im traditionellen Projektmanagement ist häufig der Umfang zu Beginn festgelegt, wodurch am Ende die Variabeln Kosten und/oder Zeit explodieren.
Um dieses Problem zu lösen, werden Kosten und Zeit beim agilen Projektmanagement vorab festgelegt, während der Projektumfang anfangs nur grob umrissen wird. Zudem werden Kosten und Zeit in mehrere Phasen unterteilt, was eine schrittweise Entwicklung des Projekts ermöglicht. Dies fördert die frühzeitige Bereitstellung und Überprüfung von (Teil-)Projektergebnissen und erlaubt schnelles Reagieren auf Veränderungen in der Umgebung.
Um den Projektumfang im Verlauf gemeinsam zu präzisieren, wird eine enge Zusammenarbeit mit dem Kunden gelebt.
Stellen Sie sich vor, zwei Bauunternehmen errichten dasselbe Haus. Das Ziel ist identisch, der Weg dorthin jedoch unterschiedlich: Das eine arbeitet agil mit Scrum, das andere folgt dem klassischen V-Modell. Welche Methode ist besser? Die Antwort lautet: Es kommt darauf an.
Um den Unterschied greifbarer zu machen, betrachten wir ein Beispiel aus der Praxis: ein Bauprojekt mit zwei fiktiven Firmen. Unternehmen S setzt auf Scrum als agile Methode, Unternehmen V arbeitet nach dem klassischen V-Modell. Doch die wahre Stärke oder Schwäche einer Methode zeigt sich erst in konkreten Szenarien.
Im ersten Szenario sind die Anforderungen von Beginn an festgelegt. Beide Teams starten mit einem klar definierten Plan.
Unternehmen V arbeitet linear und strukturiert alle Phasen ab, während Unternehmen S Anforderungen unnötig mehrfach überprüft und verändert.
Das Ergebnis: Der klassische Ansatz überzeugt : schneller, fokussierter, ohne überflüssige Schleifen.
Im zweiten Szenario ändern sich die Anforderungen im Projektverlauf. Beide Teams beginnen mit der Planung, doch der Kunde entscheidet sich später für ein anderes Heizsystem.
Unternehmen V muss daraufhin umfangreich zurückspringen und mehrere Planungsebenen anpassen, während Unternehmen S die Änderung direkt im nächsten Sprint integriert und dabei eng mit dem Kunden zusammenarbeitet.
Hier zeigt die agile Methode ihre Stärken: flexibel, kundennah und termingerecht.
Die wichtigste Erkenntnis ist, dass es kein allgemeingültiges „One-Size-Fits-All“ gibt. Klassische Methoden sind ideal, wenn Anforderungen von Anfang an klar und stabil sind. Agile Ansätze dagegen entfalten ihre Vorteile, wenn Änderungen wahrscheinlich sind.
Der eigentliche Erfolgsfaktor liegt nicht in der Methode selbst, sondern darin, den Ansatz zu wählen, der zum Kontext des Projekts passt und nicht zur persönlichen Vorliebe.
Agiles Projektmanagement ist nicht für alle Arten von Projekten geeignet. Einfache Aufgaben beispielsweise, bei denen sowohl die Anforderungen als auch die Lösungen klar definiert sind, lassen sich oft effektiver mit klassischen Projektmanagementmethoden bewältigen. Agiles Projektmanagement ist vor allem dann sinnvoll, wenn Anforderungen und/oder Lösungen nicht vollständig bekannt sind.
Zur Veranschaulichung können wir Projekte in vier Kategorien einteilen: „Einfach“, „Kompliziert“, „Komplex“ und „Chaos“. Bei einfachen Projekten sind sowohl die Anforderungen als auch die Lösungen bekannt. Im Chaos sind beides unbekannte Größen. Komplizierte und komplexe Projekte liegen dazwischen, hier sind das „Was“ und das „Wie“ teilweise bekannt oder unbekannt. Agiles Projektmanagement eignet sich besonders für komplexe Projekte, die sich durch hohe Unsicherheit, starke Veränderungen und intensiven Kundenkontakt auszeichnen.
Im Rahmen unserer Kundenaufträge bewegen wir uns in komplexen Projekten mit viel Ungewissheit und ständigen Veränderungen. Die Kommunikation und die Zusammenarbeit im Team und mit den Kunden stehen im Zentrum unserer Arbeit. Durch eine enge und kontinuierliche Einbindung unserer Kunden (z.B. mit Hilfe von Design Thinking Workshops) können wir ihre Anforderungen präzise erfassen.
Dabei ist die schnelle und flexible Reaktion auf Veränderungen für uns essenziell. Wir holen Rückmeldungen früh ein, passen uns effizient an und fokussieren uns darauf, Projekte zügig umzusetzen und kontinuierlichen Mehrwert für unsere Kunden zu schaffen.
Die Prinzipien des agilen Mindsets sind fest in unserer Unternehmenskultur verankert und prägen unsere Projektarbeit.
Sie möchten mehr wissen oder benötigen unsere Unterstützung? Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören!
Fabian Emil – Senior Consultant
fabian.emil@digitalsalt.de
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